Mit der Zusammenstellung von E-Mail-Inhalten in Gmail können Sie personalisierte E-Mail-Kampagnen, Newsletter und Ankündigungen an eine breite Zielgruppe senden.
Wichtig: Mit der Zusammenstellung von E-Mail-Inhalten wird der Mehrfachversand-Modus in Gmail ersetzt. Klicken Sie beim Schreiben einer Nachricht neben der Zeile „An:“ auf „Zusammenstellung von E-Mail-Inhalten verwenden“ .
So funktioniert die Zusammenstellung von E-Mail-Inhalten
Zusammenstellung von E-Mail-Inhalten in Gmail
- Mit der Zusammenstellung von E-Mail-Inhalten können Sie Nachrichten mit Platzhalter-Tags wie @vorname und @nachname personalisieren. Wenn Sie eine Nachricht senden, erhält jeder Empfänger eine eindeutige Kopie der E-Mail, in der die Platzhalter-Tags durch die zugehörigen Details ersetzt werden.
- Empfänger können nicht sehen, an wen Sie die Nachricht noch gesendet haben. Um Unterhaltungen leichter verwalten zu können, werden die Antworten des Empfängers in separaten Threads angezeigt.
- Wenn Sie sehr viele Empfänger haben, können Sie eine Tabelle mit ihren Kontaktdaten verknüpfen. Jede Spalte in der Tabelle kann als Platzhalter-Tag in Ihrer Nachricht verwendet werden. Sie enthält benutzerdefinierte Details für jeden Empfänger, sodass Sie Ihre Nachricht personalisieren können.
Voraussetzungen für die Zusammenstellung von E-Mail-Inhalten prüfen
Wenn Sie die Zusammenstellung von E-Mail-Inhalten verwenden möchten, melden Sie sich in einem Konto mit einem geeigneten Google Workspace-Abo an:
- Workspace Individual
- Business Standard
- Business Plus
- Enterprise Standard
- Enterprise Plus
- Education Standard
- Education Plus
Empfänger direkt Ihrer Nachricht hinzufügen
- Öffnen Sie Gmail auf Ihrem Computer.
- Klicken Sie links oben auf Schreiben.
- Sie können auch einen vorhandenen Entwurf öffnen.
- Geben Sie die Empfänger in die Zeile "An:" ein.
- Klicken Sie rechts neben der Zeile „An:“ auf „Zusammenstellung von E-Mail-Inhalten verwenden“
.
- Aktivieren Sie Mail Merge.
- Geben Sie in Ihrer Nachricht @ ein.
- Wählen Sie ein Platzhalter-Tag aus:
- @firstname
- @lastname
- @fullname
- Drücken Sie die Eingabetaste, um das Platzhalter-Tag einzufügen.
Tipps:
- Prüfen Sie die Namen in Google Kontakte, damit sie in der Nachricht richtig verwendet werden.
- Wenn Sie mehrere Empfänger hinzufügen möchten, erstellen Sie ein Label in Google Kontakte und Gruppenempfängern. Wenn Sie in Gmail die Zeile „An:“ mit einem Label versehen, werden die gruppierten Empfänger automatisch eingefügt. Informationen zum Organisieren von Kontakten mithilfe von Labels
- Wenn der Empfänger nicht in Google Kontakte enthalten ist, wird der Vor- und Nachname bei der Zusammenstellung von E-Mail-Inhalten anhand der Angaben in der Zeile „An:“ eingetragen.
- Wenn Sie beispielsweise „Lisa Braun <lisa@beispiel.de>“ als Empfänger eingeben, wird „Lisa“ als @firstname und „Braun“ als @lastname verwendet.
Empfängern aus einer Tabelle zur Nachricht hinzufügen
Wichtig: Kontaktdaten müssen im ersten Tab der Tabelle enthalten sein und dürfen nur Text enthalten.
- Öffnen Sie Gmail auf Ihrem Computer.
- Klicken Sie links oben auf Schreiben.
- Sie können auch einen vorhandenen Entwurf öffnen.
- Klicken Sie rechts neben der Zeile „An:“ auf „Zusammenstellung von E‐Mail-Inhalten verwenden“
- Aktivieren Sie Zusammenstellung von E‐Mail-Inhalten.
- Klicken Sie auf Aus einer Tabelle hinzufügen.
- Wählen Sie eine Tabelle aus.
- Klicken Sie auf Einfügen.
- Wählen Sie im Fenster die Spalten aus der Tabelle aus, die Empfängerinformationen enthalten:
- E‑Mails
- Vorname
- Nachname (optional)
- Klicken Sie auf Fertig.
- Ihre Tabelle wird in die Zeile „An:“ der Nachricht eingefügt.
- Geben Sie in Ihrer Nachricht @ ein.
- Wählen Sie ein Platzhalter-Tag aus:
- Platzhalter-Tags werden anhand der Spaltenüberschriften in Ihrer Tabelle festgelegt.
- Drücken Sie die Eingabetaste, um das Platzhalter-Tag einzufügen.
Tipp: Wenn Sie eine Tabelle für Empfängerinformationen verwenden, prüfen Sie die Textzeichen in den Spaltenüberschriften und E-Mail-Adressen.
- Wenn ein Spaltenname andere Zeichen als Buchstaben oder Zahlen enthält, können Sie das entsprechende Platzhalter-Tag in Gmail anhand seiner Position identifizieren. Die erste Spalte würde beispielsweise „@A“ heißen.
- E‑Mail-Adressen, die Sonderzeichen enthalten, gelten als ungültig.
Weitere Informationen zu Standardwerten für Platzhalter-Tags
Wenn bei einem Empfänger Informationen für ein Platzhalter-Tag fehlen, erhalten Sie eine Fehlermeldung. Das ist beispielsweise dann der Fall, wenn Sie eine E-Mail an „Max <max@beispiel.de>“ senden und dabei das Platzhalter-Tag @firstname oder @lastname verwenden. Das liegt daran, dass in Gmail nicht festgestellt werden kann, ob „Max“ der Vor- oder Nachname dieser Person ist.
In diesem Fall haben Sie folgende Möglichkeiten:
- Geben Sie im Fehlerdialogfeld einen Standardwert ein.
- Für Empfänger ohne Vornamen könnte „Hallo @vorname“ beispielsweise „Hallo“ sein.
- Kehren Sie zum Entwurf zurück und führen Sie folgende Schritte aus:
- Fügen Sie den fehlenden Wert in der Zeile „An:“, in Google Kontakte oder in der verknüpften Tabelle hinzu.
- Entfernen Sie alle Empfänger mit fehlenden Werten aus der Zeile „An:“ oder der verknüpften Tabelle.
Gesendete Nachrichten finden
Öffnen Sie in Gmail den Ordner „Gesendet“, um Ihre gesendeten Nachrichten zu sehen. In der Nachricht wird das Banner „Mit der Zusammenstellung von E‑Mail-Inhalten gesendet“ angezeigt.
Sendebeschränkungen- Für Gmail-Standardkonten gilt ein tägliches Sendelimit von 500 ausgehenden Nachrichten.
- Für Konten von Unternehmen, Bildungseinrichtungen und Workspace Individual gilt ein tägliches Sendelimit von 2.000 ausgehenden Nachrichten.
- Bis zu 1.500 Empfänger in der Zeile „An“ pro Nachricht hinzufügen
- Pro Tag E-Mails an maximal 1.500 Empfänger senden
- Wenn die Zusammenstellung von E-Mail-Inhalten aktiviert ist, können Sie eine Nachricht an 1.000 Empfänger und eine andere an 500 Empfänger senden.
Durch das Tageslimit von 1.500 Empfängern für die Zusammenstellung von E-Mail-Inhalten können Sie weiterhin bis zu 500 normale Nachrichten pro Tag senden, ohne das Limit von 2.000 E-Mails pro Tag für Konten von Unternehmen, Bildungseinrichtungen und Workspace Individual zu überschreiten.
Die Anzahl der einzelnen Empfänger, die Sie pro Monat mit der Zusammenstellung von E-Mail-Inhalten kontaktieren können, ist nicht begrenzt.
Bei Zusammenstellung von E-Mail-Inhalten darf in den Feldern „Cc“ oder „Bcc“ für jede Nachricht nur ein Empfänger eingetragen werden. Der Empfänger im Feld „Cc“ oder „Bcc“ wird bei jeder ausgehenden E-Mail in Kopie gesetzt.
- Wenn Sie beispielsweise eine Nachricht an 500 Empfänger mit „support@IhrUnternehmen.de“ in „Bcc“ senden, erhält „support@IhrUnternehmen.de“ 500 Kopien der Nachricht. Diese Nachricht würde 1.000 E-Mails Ihrer täglichen Sendebeschränkung aufbrauchen, weil die Empfänger im Feld „Cc“ und „Bcc“ ebenfalls auf Ihre tägliche Sendebeschränkung angerechnet werden.
Wichtig: Wenn Sie Empfänger über eine Tabelle hinzugefügt haben, können Sie keine „Cc“- oder „Bcc“-Empfänger in Ihre Nachricht aufnehmen.
Wenn Sie die Zusammenstellung von E-Mail-Inhalten aktivieren, wird unten in jeder E-Mail ein eindeutiger „Abbestellen“-Link hinzugefügt. Über diesen Link können sich Empfänger von Ihren E-Mails abmelden oder sie wieder abonnieren.
Sie erhalten in beiden Fällen eine E-Mail-Benachrichtigung, können aber keine Liste aller Empfänger abrufen, die Ihre E-Mails nicht mehr erhalten möchten.
Nachdem Sie eine Nachricht gesendet haben, wird im Bestätigungsfeld die Gesamtzahl der Empfänger angezeigt, die Ihre E-Mails nicht mehr erhalten möchten und von der Empfängerliste ausgeschlossen werden.
Wichtig: Empfänger, die Ihre E-Mails abbestellt haben, können weiterhin Nachrichten von Ihnen erhalten, ohne dass die Zusammenstellung von E-Mail-Inhalten aktiviert ist oder mit der Zusammenstellung von E-Mail-Nachrichten bei anderen Konten in derselben Domain. Wenn jemand beispielsweise E‑Mails von „support@IhrUnternehmen.de“ abbestellt, kann die Person weiterhin E‑Mails von „marketing@IhrUnternehmen.de“ erhalten.
Wenn Sie ein Arbeitskonto oder ein Konto einer Bildungseinrichtung verwenden:
- Beim Löschen von Nutzerkonten werden die Daten zur Abbestellung nicht gelöscht.
- Empfänger können keine E‑Mails von Absendern innerhalb ihrer Organisation abbestellen.
Beim Versand von Massen-Nachrichten sollten Sie sich an Best Practices halten. Das bedeutet, dass Sie den Posteingang der Empfänger nicht überstrapazieren und die gesetzlichen Vorschriften des jeweiligen Landes sowie die Gmail-Richtlinien einhalten.
Damit Ihre E-Mail-Kampagne die gewünschte Wirkung erzielen kann, sollten Sie die ausgehenden E-Mails ansprechend gestalten und nützliche Informationen mitschicken, damit die Nachrichten für den Empfänger einen Mehrwert haben. Best Practices für den Versand von Massen-E-Mails
Die Zusammenstellung von E-Mail-Inhalten kann bei den folgenden Nachrichtentypen nicht verwendet werden:
- Antworten
- Weiterleiten
- Senden planen
- Modus „Vertraulich“
Sie können die Zusammenstellung von E-Mail-Inhalten nicht verwenden, um E-Mails von einer anderen Domain zu senden. Dazu gehören sekundäre Domains und Domain-Aliasse, die Ihnen gehören.
Wenn Sie einen Anhang hinzufügen, wird der Anhang in die Kopie der Nachricht jedes einzelnen Empfängers eingefügt. Das kann viel Speicherplatz beanspruchen.
- Wenn Sie beispielsweise eine Nachricht an 500 Empfänger mit einem Anhang von 10 MB senden, werden 5 GB Speicherplatz belegt.
Tipp: Wenn Sie Speicherplatz freigeben möchten, laden Sie die Datei in Google Drive hoch und hängen Sie sie in der Nachricht an. Weitere Informationen zur Dateifreigabe in Google Drive
In folgenden Fällen können Sie keine Platzhalter-Tags verwenden:
- Betreffzeilen
- Text mit Hyperlinks